IMPORTÂNCIA DO LASTRO DOCUMENTAL NA COMPROVAÇÃO DO GASTO

Muitas empresas implantam procedimentos relacionados a controles de gastos com colaboradores para que eles possam exercer suas atividades, mas esquecem de revisar, periodicamente, pontos importantes desses controles que se relacionam principalmente com o lastro documental para a operação e o desembolso. Temos aqui procedimentos como acertos de despesas pós gastos do colaborador, adiantamentos de valores para  a prestação de contas posteriormente pelo colaborador, gastos com documentos não aceitos como comprovantes de pagamentos, e outras várias situações.

O Fisco Federal está atento a gastos que na visão conceitual dele, não fazem parte e não são necessários para a empresa desenvolver suas atividades. Recentemente o CARF – Conselho Administrativo de Recursos Fiscais, última instância administrativa nas discussões  tributárias do contribuinte com o Fisco, se manifestou contrariamente ao contribuinte  em tema relacionado a autuação sobre despesas dedutíveis no imposto de renda e na contribuição  social na empresa, referente a aluguel de carro para colaborador da empresa realizar  suas atividades. A manifestação contrária ocorreu pela ausência de documentação que comprovasse a despesa e a necessidade da mesma no dia a dia da atividade empresarial e do colaborador.

A questão em termos conceituais está relacionada a comprovar a natureza indenizatória do gasto, ou seja, valor disponibilizado para cobrir despesas com locomoção indispensáveis  para a atividade do colaborador e para a empresa alcançar seu objetivo societário, empresarial e comercial e a documentação comprobatória dos fatos.

O controle da operação parece ser atividade simples, mas houve dificuldades da empresa na comprovação atrelando o gasto,  a necessidade de uso, e essa necessidade vinculada a atividade empresarial e, principalmente, a contratação e os comprovantes de dispêndio que deveriam caracterizar o mesmo como sendo de natureza indenizatória. Por exemplo a disponibilização do carro ao colaborador durante todo o mês, mas o uso na atividade laboral somente em dias úteis e no horário normal de trabalho. Muitos procedimentos  dessa natureza pós sua confecção não são revistos com o objetivo de ajustá-los em pontos como esses comentados sendo importante que as empresas realizem essas críticas e atualizações.