Existe uma “máxima popular” que diz ser necessário alguns problemas, para se sair da rotina, mas ela deve ser complementada com a indicação de que devemos trabalhar de forma consciente e produtiva para solucionar esses problemas. Assim teríamos como “máxima popular correta” – alguns problemas são necessários para se sair da rotina, mas devemos ter a tranquilidade e bom senso para a solução dos mesmos -.
Os problemas são fatos anormais, ou, ocorrências anômalas, que surgem como resultados de determinadas ações ou ocorrências. Eles podem se apresentar em qualquer campo de nossas vidas, ou seja, podem surgir no campo familiar, social, profissional, cultural, e vários outros, são componentes naturais e normais do nossos dia a dia.
A importância em encará-los e solucioná-los esta na nossa capacidade de identifica-los, e de forma rápida, prever suas ações e reações, no universo gerador e causador dos impactos. Na sequência, é fundamental identificarmos os envolvidos, ou os atores da situação, quem são os causadores e os que absorverão os impactos dessa ocorrência. Assim teremos o problema, as ações e reações, os envolvidos como causadores e como impactados.
A ação subsequente, está em identificar e avaliar o grau de envolvimento dos “atores” na situação. Esse ponto é fundamental pois a atenção deve estar focada em, o causador do fato analisado ( o causador do problema), não ter o perfil de jogar o mesmo (problema) no ambiente e sair de cena. Isso pode ocorrer por desconhecimento de causa, pode ocorrer por questões intencionais, e pode ocorrer por assunção de fatos passados, fatos já finalizados, mas que não tiveram a realização de forma correta, trazendo para eventos futuros, nos quais participem direta ou indiretamente, efeitos de sua conclusão não ideal.
Com esses dados em mãos identifique a causa, cuidado com pré julgamentos, que são normais de ocorrer, e na grande maioria das vezes distorcem fatos, quando temos mais de um ator envolvido na questão. Avalie quem é o gerador, quem é o receptor, qual a qualidade do fluxo, a forma pela qual as informações circulam entre os envolvidos e o seu grau de aceitabilidade. Se o problema é prazo, vamos focar nossa análise no fluxo das informações quanto a evidencia de tempo hábil para se analisar os dados, sem prejudicar etapas seguintes com relação a prazos. Vamos falar com todos os envolvidos e avaliar suas posições e sugestões de forma individual para podermos elaborar um consenso de identificação de causa e efeito. Se o problema é qualidade da informação, vamos focar nossa avaliação na qualidade do que se recebe de dados, na competência de quem os recebe, na infraestrutura operacional disponibilizada para proporcionar qualidade e sequencia de fluxo informativo nos prazos estipulados.
Identificamos a solução! Ideal que ela seja dividida, divulgada, apresentada para todos os envolvidos no círculo que até então era problemático. Ideal que nessa apresentação tenhamos a indicação clara de qual é o fluxo resolutório, ou seja, quem participa, de que forma, em que estágio da questão, e em qual prazo. Também é ideal que tenhamos política revisional para solução apresentada, de forma a podermos aplicar as devidas correções, se e quando, necessárias.
Assim, se você tem um problema para resolver, a identificação dele está clara, assim como suas ações e reações, assim como todos os envolvidos na problemática, assim como o grau de envolvimento de todos nas ocorrências, converse com eles, se possível e plausível chame uma reunião, uma videochamada, apresente os fatos, e os seus efeitos negativos, estipule um tempo para cada um expor sua participação no tema, anote, agradeça a participação e colaboração de todos, volte a sua base, analise todos os fatos, indique a solução para eliminar o problema, volte aos envolvidos e apresente a solução e a participação, o envolvimento, de cada um deles na mesma.
A critica não é o melhor caminho para a busca de soluções. Ela pode deturpar a situação, pode trazer a questão um quesito competitivo devasso relacionado a “o problema surgiu por sua culpa”, quando a proposta, é a busca comum de resultado com a participação de todos nos seus níveis de envolvimento no processo.
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