Solução de Consulta da COSIT de numero 149/2021 aborda tema sensível e muito interessante para as empresas.
A questão em análise tem referencia as tratativas a serem dadas aos reembolsos de despesas recebidos por empresas que operacionalmente centralizam determinados gastos e posteriormente fazem o rateio dos mesmos com outras empresas, considerando essa análise quanto ao IRPJ, a CSLL, o PIS e a COFINS.
O posicionamento vai no sentido de que os reembolsos de despesas, obedecidas determinadas condicionais, não são considerados receitas e desta forma não devem ter a incidência desses tributos mencionados (IRPJ, a CSLL, o PIS e a COFINS).
As condicionais para esse enquadramento são as seguintes:
(I) as despesas reembolsadas necessitam comprovadamente corresponder a bens e serviços recebidos e efetivamente pagos (comprovação);
(ii) as despesas objeto de reembolso necessitam de forma obrigatória, serem consideradas usuais e normais nas atividades das empresas;
(iii) o rateio deve ser realizado através de critérios razoáveis e objetivos, previamente ajustados, com a devida formalização por instrumento firmado entre os intervenientes;
(iv) o critério de rateio deve estar de acordo com o efetivo gasto de cada empresa e com o preço global pago pelos bens e serviços, observando-se os princípios técnicos determinados pela Contabilidade;
(v) a empresa centralizadora da operação de aquisição de bens e serviços deve apropriar como despesa exclusivamente a parcela que lhe cabe de acordo com o critério de rateio, assim como deverão proceder de forma idêntica as outras empresas descentralizadas beneficiárias dos bens e serviços, contabilizando as parcelas a serem ressarcidas como direitos de créditos a recuperar, orientando a operação conforme os princípios técnicos exigidos pela Contabilidade;
(vi) a empresa centralizadora da operação de aquisição de bens e serviços, assim como as empresas descentralizadas, necessitam manter escrituração destacada de todos os atos diretamente relacionados com o rateio das despesas administrativas;
(vii) não pode ocorrer na operação qualquer margem de lucro no reembolso;
(viii) a operação não pode configurar pagamento por serviços prestados pela empresa centralizadora.
Dessa forma, atendendo a esses pressupostos os reembolsos recebidos por empresa centralizadora como resultado de rateio de custos e despesas, não são considerados receitas para fins do IRPJ e da CSLL, assim como não o são para fins de PIS e COFINS.
Resta atenção, para as empresas que possuem esse tipo de operação e/ou estão analisando a mesma, com os aspectos acima mencionados no tocante ao contrato de rateio de despesas, o parâmetro para a definição desse rateio, a forma de contabilização e as característica dos gastos para todas as empresas envolvidas no acordo de rateio de gastos, e a razoabilidade de gastos envolvidos para as naturezas de atividades enquadradas no reembolso das despesas.