CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS

O Ajuste Sinief de numero 02/2025 tratou e disponibilizou para conhecimento, os critérios e procedimentos para a temporalidade e a destinação de documentos fiscais eletrônicos tutelados pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, Estados e o Distrito Federal.

Em resumo o Ajuste informa que Estados, o Distrito Federal e a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil acordaram  em padronizar prazo mínimo de guarda dos arquivos no padrão “Extensible Markup Language” - XML - dos Documentos Fiscais Eletrônicos - DF-e, em no mínimo 132 meses a contar da data de autorização do documento. Esses documentos são;

I - Nota Fiscal Eletrônica - NF-e;

II - Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e;

III - Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais - MDF-e;

IV - Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica - NFC-e;

V - Bilhete de Passagem Eletrônico - BP-e;

VI - Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica - NF3e;

VII - Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços - CT-e OS;

VIII - Guia de Transporte de Valores Eletrônica - GTV-e;

IX - Declaração de Conteúdo eletrônica - DC-e;

X - Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica - NFCom.

O Ajuste também, informa que as mídias de armazenamento dos DF-e serão definidas por cada unidade federada, desde que respeitado o prazo mínimo mencionado, e o prazo de recuperação dos DF-e demandados pelos órgãos competentes poderá ser proporcional ao seu tempo de autorização, respeitado o prazo mínimo para expurgo do documento

Essas disposições legais, também enfatizam que  as tabelas de controle das aplicações autorizadoras de DF-e utilizadas na validação e verificação dos dados contidos nos DF-e no momento da respectiva autorização, não podem ser objeto de expurgo, devendo-se observar que  no caso de eventos, serão mantidos os dados referentes ao tipo do evento, número sequencial e órgão autorizador, e no caso de inutilizações, serão mantidos os dados referentes ao número inicial e número final da faixa de numeração inutilizada.

Finalmente, o Ajuste indica  a sua data de entrada em vigor  como sendo na data de sua publicação no Diário Oficial da União (16/Abril/2025) e produção de efeitos, a partir do primeiro dia do mês seguinte a publicação (01/maio/2025).