PROCESSOS E PROCEDIMENTOS

Com frequência, enfatizamos com as empresas que acompanhamos a importância de terem processos e procedimentos que alinhem e balizem suas atividades.

Podemos considerar que o processo está relacionado ao conceito da realização, ou seja, atividades vinculadas, dependentes, que identificam o início, o melo e o fim para alcançar um determinado objetivo. Já o procedimento identifica as etapas, fases, responsáveis, “cartilha descritiva de ações”, correções, gestores, etc...., para termos o processo em pleno andamento.

Particularmente com relação ao tema – Reforma Tributária - as abordagens vinculadas a processos e procedimentos, são inúmeras alertando as empresas que não haverá mudança somente sobre alguns aspectos fiscais relacionados as atividades de consumo – compra e venda de mercadorias -, mas também, e principalmente, teremos alterações em atividades intrinsecamente relacionadas a essas operações, como por exemplo, o próprio operacional e parâmetros de avaliação das áreas de compras e vendas (comercial) com relação a fornecedores e clientes, o controle financeiro, o fluxo financeiro (fluxo de caixa), a apropriação de créditos, a contabilização, a supply chain, enfim, as adaptações serão muitas e se, ainda, não iniciadas precisam de início imediato, com vistas a que os processos e procedimentos para suportá-las, alcancem o sucesso projetado e possam suprir as expectativas, nesse novo cenário.

Muitas empresas, mesmo com capacitação negocial e operacional, e dedicação de seus colaboradores, por ausência de processos e procedimentos, não conseguem controlar os desperdícios de esforços que realizam para determinadas ações que visam alcançar objetivos do negócio. Basicamente analisa-se, planeja-se, parte-se para execução, mas os objetivos predeterminados não acontecem. Percebemos que isso, por vezes, torna-se constante, o que preocupa, pois recursos estão sendo desperdiçados, e o momento é de alinhar aspectos operacionais e de controle, com o novo cenário de negócios e de forma quanto a e tributar e todos os impactos vinculados que estão à frente.

Quando nos deparamos com essa situação buscamos analisar o cenário no qual a empresa está situada e, via de regra, verificamos a ausência de processos e procedimentos bem definidos e devidamente divulgados entre os envolvidos. Muitas vezes os processos e procedimentos existem, mas houve falha na divulgação, e nas revisões de conteúdos em comparação com o que, de fato, se encontra no dia a dia, e com o que encontraremos em breve.

Avaliamos tratar-se, na maioria das vezes, de questões conceituais que carecem de um maior detalhamento por parte da empresa quanto a capacitação do seu time. Algo do tipo, vocês conhecem a nossa missão, sabem os processos que temos para alcança-la, sabem os procedimentos que desenvolvemos e utilizamos base nesses processos voltados a cumprirmos a nossa missão? Algo como o “slide” que está na sequência, e que, com certeza um dia, já escutamos falar, mas sem nos aprofundarmos nos seus significados para aquele objetivo, para aquele momento, para a busca daquele sucesso.

A experiencia demonstra que muitos dos envolvidos na operação não tem conhecimento dessas informações, desses conceitos, dessas predefinições. Recentemente em um projeto dessa natureza, questionamos alguns envolvidos quanto a “por que executam essa atividade”, a resposta foi “executamos porque nos pedem”. Solicitamos um “bate papo” de 30 minutos. Impressionante a mudança de comportamento quando se entende o todo, e nos situamos nesse todo, identificando a nossa importância nele – chamar à participação, chamar ao envolvimento – explicar o motivo e o impacto daquela ação/atividade no todo.

As empresas, muitas vezes, investem em tecnologia e sistemas de informação, os ERPs (sistemas de gestão), para a solução dos problemas que identificam em sua operação, mas não trabalha de forma preliminar em processos, procedimentos e normas operacionais. O resultado é que as suas falhas, com o uso de tecnologia, começam a aparecer mais rapidamente, ou seja, não tivemos a solução dos problemas mas as suas evidenciações o que pode não ser bem recebido pelo mercado. Aqui a questão está relacionada a trabalhar na qualidade do pré, ou, do pré-requisito. Importante saber o que será necessário para o bom processamento, seja ele de que natureza for, para o fluxo da informação, para a correta evolução do dado, por que não trabalhar na qualidade desse pré-requisito, considerando que se o mesmo não tiver a devida qualidade, ao entrar em processamento, o que teremos serão informações com qualidade comprometida, ou seja, desperdício de recursos e tempo em fase preliminar ao impute de dados.

A Reforma Tributária esta propiciando as empresas que revisem esses pontos em seu operacional, a qualidade da informação é item “sine qua non” no processo e procedimento a ele relacionado.

Reforçamos sempre, mais ainda no momento atual, a importância das empresas terem trabalhos fortes, voltados a seu fluxo de informações e documentos, atividades que estruturem essa massa de dados que será trabalhada pelo seu sistema de gestão em um novo cenário tributário. Há a necessidade de processos e procedimentos que objetivem a eliminação de riscos, seja lá de que natureza for, que tragam rastreabilidade as transações, inclusive desses dados envolvidos no tratamento sistêmico dos mesmos, e que definam níveis de aprovação para etapas dos processos. Há necessidade de implantar, aprimorar, ou até mesmo redefinir esse fluxo de informações com foco em todas as áreas da empresa – mapear operações -. A Reforma Tributária, como sempre enfatizamos, não muda somente nome de tributos, ela está trazendo alterações para toda a dinâmica de controladoria econômica e financeira das operações negociais.

Essa procedimentalização das atividades com conhecimento de causa, é fundamental para se ter uma operação sem atropelos, com ações definidas para contornar eventos inesperados, de forma a demonstrar para o mercado qualidade de dados, qualidade nas informações, qualidade nas divulgações, qualidade na administração, e consequentemente qualidade de produtos e serviços no pré-vendas, no efetivo fornecimento, e no pós vendas.

Como já comentamos, o momento é propício para avaliarmos processos e procedimentos, e implementarmos as mudanças necessárias. Pense nisso!

Uma visão ilustrativa que nos ajuda a entender todo o contexto da abordagem, está nos slides seguintes. Mãos à obra!!!