PROCESSOS E PROCEDIMENTOS (I)

Voltamos a  tema já abordado, com o objetivo de reforçar seus conceitos, principalmente junto as empresas. Considerando a aplicabilidade do mesmo, a importância dele independe do ramo de atividade da companhia.

Em 10/março/2023  tratamos do tema em uma de nossas publicações.

Comentamos que muitas empresas, apesar de sua capacitação negocial e operacional, e da dedicação de seus colaboradores, não conseguem controlar os desperdícios de esforços que realizam para determinadas ações que visam alcançar objetivos predefinidos. Basicamente analisa-se, planeja-se, parte-se para execução, mas os objetivos predeterminados não acontecem. Percebemos que isso esta se tornando uma constante, ao nosso ver, preocupante, pois recursos estão sendo desperdiçados.

Quando nos deparamos com essa situação buscamos  analisar  o cenário na qual a mesma está situada e, via de regra, verificamos a ausência de processos e procedimentos bem definidos e devidamente divulgados entre os envolvidos. Muitas vezes os processos e procedimentos existem, mas houve falha na divulgação, e nas revisões de conteúdos em comparação com o que, de fato, se encontra no dia a dia.

Avaliamos tratar-se, na maioria das vezes, de  questões conceituais que carecem de um maior detalhamento por parte da empresa quanto a capacitação do seu time. Algo do tipo, vocês conhecem a nossa missão, sabem os processos que temos para alcança-la, sabem os procedimentos que desenvolvemos e utilizamos base nesses processos, voltados a cumprirmos a nossa missão? Algo do tipo o que temos no “slide” que está na sequência, e que já escutamos falar, mas sem nos aprofundarmos nos seus significados para aquele objetivo, para aquele momento, para a busca daquele sucesso.

A experiencia demonstra que muitos dos envolvidos na operação não tem conhecimento dessas informações, desses conceitos, dessas predefinições. Recentemente em um projeto dessa natureza, questionamos alguns envolvidos quanto a “por que executam essa  atividade”, a resposta foi “executamos porque nos pedem”. Solicitamos um “bate papo” de 30 minutos. Impressionante a mudança de comportamento quando se entende o todo, e nos situamos nesse todo, identificando a nossa importância nele.

As empresas, muitas vezes, investem em tecnologia e sistemas de informação, os famosos ERPs (sistemas de gestão), para a solução dos problemas que identificam em sua operação, mas não trabalha de forma preliminar em processos, procedimentos, normas operacionais. O resultado é que as suas falhas, com o uso de tecnologia, começam a aparecer mais rapidamente, ou seja, não tivemos a solução dos problemas mas as suas evidenciações o que pode não ser bem recebido pelo mercado. Aqui a questão esta relacionada a trabalhar na qualidade do pré, ou, do pré-requisito, Sabendo o que será necessário para o processamento seja ele que que natureza for, para o fluxo da informação, para a correta evolução do dado, por que não trabalhar na qualidade desse pré-requisito, considerando que se o mesmo não tiver a devida qualidade, ao cair em processamento, o que teremos serão informações com uso comprometido, ou seja, desperdício de recursos e tempo em fase preliminar ao impute de dados.

Reforçamos a importância das empresas terem trabalhos fortes, voltados a seu fluxo de informações e documentos, atividades que estruturem essa massa de dados que será trabalhada pelo seu sistema de gestão. Há a necessidade de processos e procedimentos que objetivem a eliminação de riscos, seja lá de que natureza for, que tragam rastreabilidade as transações, inclusive desses dados no tratamento sistêmico dos mesmos, e que definam níveis de aprovação para etapas dos processos. Há necessidade de implantar, aprimorar, ou até mesmo redefinir esse fluxo de informações com foco em todas as áreas da empresa.

Essa procedimentalização das atividades com conhecimento de causa,  é fundamental para se ter uma operação sem atropelos, com ações definidas para contornar eventos inesperados, de forma a demonstrar para o mercado qualidade de dados, informações, divulgações, administração, e consequentemente qualidade de produtos e serviços no pré-vendas, no efetivo fornecimento,  e no pós vendas.