PROCESSOS E PROCEDIMENTOS (II)

Estamos em momento muito importante para avaliarmos processos e procedimentos, e implementarmos as mudanças caso sejam necessárias. Coincidência, ou não, estamos agora, discutindo e analisando questões relacionadas, a orçamentos, a planejamentos estratégicos, a mapeamento de atividades e operações, esses dois últimos tópicos, como foco na gama de alterações  que as empresas  irão enfrentar por conta da Reforma Tributária. Aliás, com relação a esse tema –Reforma Tributária -  as abordagens são inúmeras alertando as empresas que não haverá mudança somente sobre alguns aspectos fiscais  relacionados  as atividades de consumo – compra e venda de mercadorias -, mas também, e principalmente,  teremos alterações em atividades intrinsecamente relacionadas a essas operações, como por exemplo, o próprio operacional e parâmetros de avaliação das áreas de compras e vendas (comercial) com relação a fornecedores e clientes, o controle financeiro, o fluxo financeiro (fluxo de caixa), a apropriação de créditos, a contabilização, enfim, as adaptações serão muitas e se não iniciadas precisam de início imediato, e os  processos e procedimentos para suportá-las, alcançar o sucesso projetado e suprir as expectativas, nesse novo cenário, como estão???

Considerando este momento, voltamos a esse  tema importantíssimo para as empresas.

Muitas empresas, mesmo com  capacitação negocial e operacional, e  dedicação de seus colaboradores, por ausência de processos e procedimentos, não conseguem controlar os desperdícios de esforços que realizam para determinadas ações que visam alcançar objetivos do negócio. Basicamente analisa-se, planeja-se, parte-se para execução, mas os objetivos predeterminados não acontecem. Percebemos que isso, por vezes, torna-se constante, o que preocupa, pois recursos estão sendo desperdiçados, e o momento é de alinhar aspectos operacionais e de controle, com o novo cenário de negócios e de forma de tributar que teremos mais à frente. Com a Reforma um outro cenário ocorre, que é a eliminação de contingencias.

Quando nos deparamos com essa situação buscamos  analisar  o cenário na qual a empresa está situada e, via de regra, verificamos a ausência de processos e procedimentos bem definidos e devidamente divulgados entre os envolvidos. Muitas vezes os processos e procedimentos existem, mas houve falha na divulgação, e nas revisões de conteúdos em comparação com o que, de fato, se encontra no dia a dia, e com o que encontraremos em breve.

Avaliamos tratar-se, na maioria das vezes, de  questões conceituais que carecem de um maior detalhamento por parte da empresa quanto a capacitação do seu time. Algo do tipo, vocês conhecem a nossa missão, sabem os processos que temos para alcança-la, sabem os procedimentos que desenvolvemos e utilizamos base nesses processos voltados a cumprirmos a nossa missão? Algo do tipo o que temos no “slide” que está na sequência, e que já escutamos falar, mas sem nos aprofundarmos nos seus significados para aquele objetivo, para aquele momento, para a busca daquele sucesso.

A experiencia demonstra que muitos dos envolvidos na operação não tem conhecimento dessas informações, desses conceitos, dessas predefinições. Recentemente em um projeto dessa natureza, questionamos alguns envolvidos quanto a “por que executam essa  atividade”, a resposta foi “executamos porque nos pedem”. Solicitamos um “bate papo” de 30 minutos. Impressionante a mudança de comportamento quando se entende o todo, e nos situamos nesse todo, identificando a nossa importância nele – chamar à participação, chamar ao envolvimento – explicar o motivo e o impacto daquela ação/atividade no todo.

As empresas, muitas vezes, investem em tecnologia e sistemas de informação, os famosos ERPs (sistemas de gestão), para a solução dos problemas que identificam em sua operação, mas não trabalha de forma preliminar em processos, procedimentos e normas operacionais. O resultado é que as suas falhas, com o uso de tecnologia, começam a aparecer mais rapidamente, ou seja, não tivemos a solução dos problemas mas as suas evidenciações o que pode não ser bem recebido pelo mercado. Aqui a questão está relacionada a trabalhar na qualidade do pré, ou, do pré-requisito. Importante saber  o que será necessário para o bom processamento, seja ele de que natureza for, para o fluxo da informação, para a correta evolução do dado, por que não trabalhar na qualidade desse pré-requisito, considerando que se o mesmo não tiver a devida qualidade, ao entrar em processamento, o que teremos serão informações com qualidade comprometida, ou seja, desperdício de recursos e tempo em fase preliminar ao impute de dados.

Reforçamos sempre, mais ainda no momento atual,  a importância das empresas terem trabalhos fortes, voltados a seu fluxo de informações e documentos, atividades que estruturem essa massa de dados que será trabalhada pelo seu sistema de gestão. Há a necessidade de processos eprocedimentos que objetivem a eliminação de riscos, seja lá de que natureza for, que tragam rastreabilidade as transações, inclusive desses dados envolvidos no tratamento sistêmico dos mesmos, e que definam níveis de aprovação para etapas dos processos. Há necessidade de implantar, aprimorar, ou até mesmo redefinir esse fluxo de informações com foco em todas as áreas da empresa – mapear operações -.

Essa procedimentalização das atividades com conhecimento de causa,  é fundamental para se ter uma operação sem atropelos, com ações definidas para contornar eventos inesperados, de forma a demonstrar para o mercado qualidade de dados, qualidade nas informações, qualidade nas divulgações, qualidade na administração, e consequentemente qualidade de produtos e serviços no pré-vendas, no efetivo fornecimento,  e no pós vendas.

O momento é propício para avaliarmos processos e procedimentos, e implementarmos as mudanças necessárias. Pense nisso!

Uma visão ilustrativa que nos ajuda a entender todo o contexto da abordagem esta nos slides na sequência. Mãos à obra